Pratiques d’adoption – SharePoint – Partie 1

Cet article est le premier d’une série portant sur les pratiques visant à faciliter l’adoption de SharePoint dans votre organisation. Le contenu provient, d’une part, de matériel produit par Microsoft et, d’autre part, de mes expériences en clientèle. Dans cette partie, nous couvrirons le volet de formation et d’éducation.

La plateforme SharePoint 2010 peut paraître très intuitive pour certains utilisateurs mais ça ne sera définitivement pas le cas de la majorité des utilisateurs. Même si la flexibilité de la plateforme SharePoint est considérée comme un point fort de cette plateforme, si elle est laissée aux mains de concepteurs inexpérimentés, l’expérience utilisateur peut s’en ressentir négativement. Il ne faut donc pas sous-estimer les efforts de formation nécessaires pour vos utilisateurs et spécialement pour les utilisateurs qui auront le rôle de Propriétaires. Nous couvrirons ici trois (3) éléments clés de votre programme de formation :

  • L’approche
  • Le temps approprié
  • L’audience visée et le contenu

L’approche

Le développement d’un programme de formation pour SharePoint 2010 doit correctement adressé les besoins spécifiques des parties prenantes en fonction de leur rôle dans votre organisation et de leur rôle dans la solution livrée. Si vous livrez la fonctionnalité Mon Site, tous les utilisateurs auront donc une permission de type Membres (contribution) pour cette portion de votre portail. Cela signifie donc que tous les utilisateurs de votre organisation devront donc connaître les éléments de gouvernance régissant la création de contenu ainsi que les bonnes pratiques en matière d’organisation de l’information. Il faut cependant considérer que ce ne seront pas tous les utilisateurs qui auront le même degré d’intérêt; il faut donc organiser le matériel et/ou les approches de formation en conséquence. Une offre de formation comprenant un cours de base sur SharePoint 2010 et des cours complémentaires (ex. sécurité et permissions, meilleures pratiques de conception de sites, etc.) peut être envisagée.

Le temps approprié

Idéalement, la formation devrait être livrée juste avant le lancement d’une nouvelle solution et sur une base continue pour les nouveaux utilisateurs. Certains utilisateurs, (plus spécifiquement les éditeurs de contenu) devront être formés avant le début de l’alimentation du portail (création/migration/ajout de contenu) alors que les utilisateurs finaux devront être formés juste avant le lancement du site ou quelques jours après son lancement.

L’un des défis de formation est de déterminer ce dont les utilisateurs ont besoin et à quel moment. Il n’y a pas de réponse nette et précise puisque chaque solution est différente. L’élément important est de s’assurer que vous engagerez vos utilisateurs vers les meilleures pratiques le plus tôt possible afin d’éviter qu’ils ne « propagent » de mauvaises pratiques qui iront à l’encontre de vos objectifs et/ou de vos règles de gouvernance.

Des classes formelles de quelques journées peuvent être nécessaires pour certains rôles spécifiques mais on visera à réaliser des min-événements de formation sur un sujet précis pour permettre aux utilisateurs de consommer et d’utiliser les éléments de formation d’une manière « juste-en-temps ». Voici d’ailleurs quelques suggestions pour une approche de formation « juste-en-temps » :

  • SharePoint 101 – La base de SharePoint peut être enseignée en mode autodidacte en publiant des capsules vidéo ou des articles sur des sujets biens spécifiques avec des exemples.
  • SharePoint avancé – On peut réaliser ce genre de formation via divers véhicules comme de la formation en ligne, un appel à des firmes spécialisées en formation SharePoint. Les leçons doivent être brèves et accompagnées d’exemples réels en diffusion vidéo ou via un site de démonstration. Elle peut être livrée « sur demande » ou lorsque l’utilisateur doit accomplir une tâche spécifique. Vous pouvez développer ces modules dans votre organisation mais vous pouvez aussi regarder ce qui est offert sur le marché
  • Documentation SharePoint – Certains utilisateurs ne sont pas confortables s’il n’existe pas de documentation écrite. Plusieurs organisations publient donc une librairie ou même un site de formation pour les éléments de formation qui sont génériques et hautement réutilisables. D’autre organisations créent du contenu spécifique aux diverses tâches et processus supportés par la solution. Peu importe le moyen de diffusion, il faut considérer que ce contenu doit être utile; il faut donc éviter les longs documents que personne ne lira. On peut créer des capsules de formation sur des tâches précises via un site Wiki ou encore sous forme de Foire-Aux-Questions via une liste de type discussion
  • Evénements récurrents de formation – Une autre technique est de tenir des événements récurrents sous diverses formes comme des groupes internes d’usagers, des sessions de type « Midi-lunch », ou des sessions « en ligne » sur une base récurrente (hebdomadaire, mensuelle); une portion de la session portant sur un contenu et l’autre portion permettant des échanges et une période de questions/réponses sur la portion présentée précédemment. On peut alors « enregistrer » cette session et permettre la rediffusion ultérieure ou « sur demande »
  • Communauté de pratique – Une autre approche intéressante est la mise en place d’une communauté de pratique sur un thème particulier. Ici, les variations sont nombreuses – Possibilité de contact direct, zone de type « Demandez à l’Expert », publication d’un wiki sur les bonnes pratiques, publication de blogues par les experts du domaine, etc.

Il faut garder à l’esprit que dans le volet de formation, le contenu doit être ciblé en fonction du rôle de l’utilisateur et/ou de ses responsabilités dans la solution. On doit aussi adopter le style d’apprentissage en fonction de ceux qui veulent apprendre. Certains préfèrent « voir plutôt que savoir » et d’autres préfèrent lire, d’où le besoin de disposer de plusieurs véhicules et de plusieurs méthodes de livraison de votre formation.

L’audience et le contenu

En général, il existe trois types majeurs de rôles pour une solution SharePoint 2010 : Visiteurs (lecteurs, consommateurs), Membres (contributeurs de contenu, éditeurs de contenu) et Propriétaires. Ces rôles existent par défaut pour tout site SharePoint et ils sont accompagnés d’un ensemble de permissions appropriées.

  • Visiteurs – Les visiteurs ont la permission de lecture sur un site ou une page spécifique pour le contenu produit. Un des défis de formation pour les visiteurs est lié au fait qu’il existe aussi des actions possibles pour un utilisateur ayant le rôle de visiteur sur certains éléments comme la fonction d’évaluation de contenu ou encore le balisage. Ces utilisateurs doivent donc savoir quand et comment ils peuvent utiliser le volet social d’un site ainsi que les règles de gouvernance régissant ce volet
  • Membres – Les membres ont généralement les permissions de lecture et de contribution. Ces utilisateurs devront donc avoir la même formation que les visiteurs mais devront aussi connaître comme ajouter du contenu et comment assigner des métadonnées à ce contenu. Ils devront aussi connaître les règles de gouvernance régissant la production de contenu
  • Propriétaires – Les propriétaires ont généralement la permission « design » qui leur permet de modifier la structure du site, les listes et bibliothèques ainsi que les diverses facilités liées aux métadonnées; ils ont aussi le droit d’ajouter du contenu comme les membres. La formation de ce groupe doit donc être très complète et comprendre une portion liée à la gestion du site ainsi qu’aux règles de gouvernance s’appliquant à la création et à la gestion de sites. De plus, ils doivent comprendre les notions de base en architecture d’information et en bonnes pratiques liées au volet utilisabilité du site

La figure suivante propose des éléments spécifiques de formation par rôle.

Concept de formation Visiteurs Membres Propriétaires
Survol de la structure de navigation et de la structure du contenu de la solution

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Concepts de base du plan de gouvernance

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Concepts de base en sécurité (niveaux de permissions)

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Comment gérer les paramètres personnels

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Concepts de navigation (fil d’Ariane, liens, bouton « Précédent »)

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Survol des composants Web Parts les plus communs (Calendrier, Bibliothèque, Tâches, etc.)

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Personnalisation de vues et gestion des alertes

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Meilleurs pratiques en Recherche et en utilisation de métadonnées afin de s’assurer que les utilisateurs comprennent les meilleures pratiques pour les cas de figure suivants :

  • Je sais que le contenu existe et où je peux le retrouver
  • Je sais que le contenu existe mais je ne sais pas où il réside
  • Je ne sais pas si le contenu existe

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Introduction aux meilleures pratiques du volet Social

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Chargement de documents et application de métadonnées

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Mise-à-jour et destruction de documents, y compris les implications de la destruction et les meilleures pratiques pour l’édition de document, l’utilisation d’ensemble de documents, etc.

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Meilleures pratiques pour l’utilisation appropriée d’un blogue, d’un wiki, et de la mise-en-page de contenu

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Détails du plan de gouvernance avec une emphase sur les potions touchant les principes de design, les politiques et standards

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Meilleures pratiques en architecture d’information (optimisation des métadonnées, utilisation des dossiers, création de nœuds dans la navigation, création appropriée de sous-sites, etc.)

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Ceci termine donc la première partie de cette série sur l’adoption de SharePoint dans votre organisation. Dans un prochain article, nous aborderons le volet Communications.

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