Pratiques d’adoption SharePoint – Partie 2

Cet article est le deuxième d’une série qui portant sur les pratiques facilitant l’adoption de SharePoint dans votre organisation. Le contenu provient, d’une part, de matériel produit par Microsoft et, d’autre part, de mes expériences en clientèle. Dans cette deuxième partie, nous aborderons le volet des Communications. La première partie traitant de la formation est disponible ici

Communications

N’assumez pas qu’une nouvelle solution SharePoint va se lancer toute seule – un plan de Communications est essentiel au lancement réussi d’une solution. Une des erreurs de la majorité des organisations est qu’elles repoussent la planification des communications à la fin du projet et oublient d’impliquer les équipes internes de marketing et de communications assez tôt dans le projet pour qu’elles puissent avoir un impact positif. L’autre erreur des organisations est d’assumer que la planification des communications est terminée lorsque la solution est lancée. Une bonne stratégie de communication doit être « permanente » et durer jusqu’à ce que la solution devienne partie intégrante des activités de tous les jours. N’oubliez pas que toutes les ressources de votre organisation syntonisent la station WII-FM (de l’anglicisme What’s In It For Me). Votre plan de communications doit donc être persistent et faire en sorte que vous faisiez la promotion constante de la valeur de votre solution à chacune de vos audiences cibles.

Votre stratégie de communication doit promouvoir l’existence de votre solution SharePoint 2010 ainsi que sa valeur. Le plan de communications devrait donc contenir des activités visant à promouvoir l’existence de votre solution, dès le début de sa conception afin de créer un buzz, mais la majorité de vos activités devront se dérouler juste avant le lancement de la solution. La communication est une partie importante servant à soutenir de façon continue l’acceptation de votre solution par les utilisateurs; il faut donc aussi y ajouter des activités récurrentes après le lancement pour garder la solution en vie. Afin de faciliter la planification du volet Communications, vous pouvez considérer les éléments suivants :

  • Impliquez votre département de Communications – Ces ressources ont l’expertise requise pour vous aider à développer votre plan de communication, vous proposer le matériel approprié et vous assister dans la création des messages à diffuser.
  • Utilisez les canaux existants de communication – Mettez à profit les véhicules internes de promotion comme les bulletins et magazines internes ainsi que les rencontres d’équipe pour diffuser vos messages clés à propos de votre solution, de la collaboration et autres initiatives liées à la productivité. C’est aussi une bonne occasion pour réaliser des démonstrations en temps réel
  • Obtenez l’appui de l’Exécutif – Préparez un mémo qui pourra être envoyé par un membre de l’Exécutif lors du lancement de votre solution. Encouragez les gestionnaires en position d’autorité à parler de la solution et, encore mieux, à utiliser la solution pour diffuser de l’information (par exemple, sous forme de blogue) plutôt que d’utiliser le courriel. Une organisation a trouvé un gestionnaire de l’Exécutif qui a décidé de ne pas répondre à tout courriel contenant un document en pièce jointe qui aurait pu être livré sous forme de lien vers un document; il répondait poliment qu’il répondrait adéquatement au courriel lorsque ce dernier contiendrait un lien vers le portail. Cela a permis de renforcer rapidement le principe d’une seule copie du document. Un appui actif de l’Exécutif permettra de diminuer la résistance initiale de certains utilisateurs à essayer la solution.
  • Adaptez chaque message en fonction de l’audience cible – Par exemple, les fonctionnalités d’accès mobile et de synchronisation peuvent cibler les agents, le portail du Bureau de projets s’adresse à la communauté en gestion de projet. Un même utilisateur pourrait bénéficier de la solution sous différents angles et le plan de communications devrait adresser ces divers scénarios.
  • Générez un intérêt initial – Considérez la mise en place d’une chasse au trésor en semant à travers le portail des réponses à une série de questions. Cela fera en sorte que les utilisateurs rechercheront et visualiseront le contenu du portail. Par exemple, une question peut demander qui est l’auteur d’un document spécifique. Une autre peut demander qui est la personne ressource à contacter pour les avantages sociaux, etc.
  • Encouragez le virage digital – Publiez du contenu qui n’est disponible qu’en version digitale dans le portail. Cela permet d’augmenter le taux d’élimination de documents en format papier comme les bulletins internes.
  • Demandez de la rétroaction – Offrez la possibilité aux utilisateurs de s’exprimer sur leur niveau de satisfaction via des discussions ou des sondages.
  • Des communications constantes – Souvenez-vous que la communication est une activité constante – il faut donc penser aux messages qui devront être produits après le lancement initial.

Un bon plan de communication identifie les méthodes, le message et l’audience cible pour chaque élément. Un bon plan contient aussi des activités pour les multiples phases du développement de la solution, de la conception jusqu’à la livraison. La section suivante propose une série d’activités de communications et vous pouvez considérer des options qui sont propres à votre organisation et vos publics cibles.

Activités de communications pour de nouvelles solutions SharePoint

Cette section propose diverses activités de formation pour de nouvelles solutions SharePoint dans votre organisation.

Article dans un bulletin interne

Description
  • Un article bref (sans aucune confirmation de date) qui discute des plans et objectifs de la nouvelle solution
Audience
  • Toute l’organisation
Messages clés
  • Reconnaissance des parties prenantes qui ont participé aux entrevues initiales
  • Bénéfices clés de la solution
  • Statut du projet
  • Plan de déploiement initial y compris le(s) pilote(s)
  • Attentes pour les nouveaux processus
  • Qui contactez pour plus de détails…
Attentes ciblées
  • Annoncez l’existence du projet
  • Gestion des attentes envers le public ciblé et les impacts potentiels sur les utilisateurs
Moment opportun de diffusion
  • Durant la conception de la solution

Présentation aux rencontres de gestionnaires

Description
  • Une brève présentation et une démonstration de la solution
Audience
  • Les gestionnaires de l’organisation
Messages clés
  • La solution va livrer de la valeur d’affaires aux diverses unités
  • Le moteur de recherche fonctionne!
  • La navigation et les métadonnées amènent de la valeur
  • Exemples qui ont généré un effet Wow durant le(s) pilote(s)
Attentes ciblées
  • Annoncez l’existence du projet et générez l’enthousiasme
  • Obtenir du support et de l’appui corporatif pour le lancement de la solution
Moment opportun de diffusion
  • Vers la fin de la phase de pilotage

Site du centre d’Expertise en Collaboration

Description
  • Un site de référence géré par les membres d’un centre d’expertise en collaboration
Audience
  • Toute l’organisation
Messages clés
  • Meilleures pratiques
  • Conseils et support de premier niveau
  • Trucs et astuces
  • Les bons coups
Attentes ciblées
  • Supporter adéquatement les utilisateurs dans l’utilisation optimale de la solution
  • Contribue au maintien continu du volet Communications
Moment opportun de diffusion
  • Au déploiement de la solution

Chasse au trésor

Description
  • Une activité de découverte et de promotion du site (peut être accompagné d’un prix)
Audience
  • Toute l’organisation
Messages clés
  • La solution est là
  • La solution est utile
  • La solution peut vous aider à être plus efficace dans votre travail
Attentes ciblées
  • Augmenter la promotion de l’existence de la solution
Moment opportun de diffusion
  • Au déploiement de la solution

Sondage de satisfaction

Description
  • Sondage pour obtenir de la rétroaction sur la satisfaction des utilisateurs et sur la valeur de la solution
Audience
  • Toute l’organisation
Messages clés
  • Les gestionnaires veulent nous entendre
Attentes ciblées
  • Rétroaction utile
Moment opportun de diffusion
  • 30-60 jours après le lancement de la solution

Ceci termine la deuxième partie de cette série sur l’adoption de SharePoint dans votre organisation. Dans un prochain article, nous parlerons de migration de contenu.

Activation des fonctionnalités liées aux métadonnées

La fonctionnalité de taxonomie et de gestion des métadonnées n’est pas toujours activée automatiquement lorsque votre collection de sites est basée sur certains modèles. Pour activer cette fonctionnalité, vous pouvez utilisez la commande STSADM suivante:

stsadm -o activatefeature -id « 73EF14B1-13A9-416b-A9B5-ECECA2B0604C » -URL <URL Collection de Site> -force

ou encore la commande PowerShell suivante:

Enable-SPFeature -id 73EF14B1-13A9-416b-A9B5-ECECA2B0604C -URL <SiteCollectionURL>