Pratiques d’adoption SharePoint – Partie 3

Cet article est le troisième et dernier d’une série portant sur les pratiques facilitant l’adoption de SharePoint dans votre organisation. Le contenu provient, d’une part, de matériel produit par Microsoft et, d’autre part, de mes expériences en clientèle. Dans cette troisième partie, nous aborderons les éléments suivants:

  • Migration de contenu
  • Approches de support des utilisateurs
  • Approches incitatives

Migration de contenu

Tout comme lors de la migration majeure d’une application, l’aspect le plus important à considérer est le volet de l’information. Dans une application traditionnelle, on parle alors de données et plusieurs options s’offrent dont la conversion, le nettoyage, l’analyse de la qualité. Les mêmes considérations s’appliquent à une migration vers SharePoint mais on parle alors d’éléments de contenu comme les fichiers, les pages, etc.  Même s’il peut être tentant de répliquer tous nos dossiers de documents provenant de nos serveurs de fichiers, c’est n’est certes pas la meilleure approche qui permettra de maximiser l’utilisation de SharePoint. On propose donc trois avenues possibles:

  1. Aucune migration du contenu existant;  indexation de ce contenu par le moteur de recherche; nouveau contenu dans SharePoint – Cette approche est très souvent utilisée puisque le contenu existant peut tout de même être retrouvé via le moteur de recherche. Elle permet aussi de minimiser le temps de migration puisque seule une indexation est nécessaire. J’ai souvent utilisé cette approche en entreprise.
  2. Nettoyage préliminaire et migration de tout le contenu – Bien que le contenu existant sera disponible dans le nouveau système, cette approche peut être longue dépendant du volume de contenu à migrer et du nettoyage à effectuer avant la migration.
  3. Nettoyage et migration du contenu récent seulement – C’est une approche hybride où seul le contenu récent (ex. trois derniers mois) est nettoyé et migré vers SharePoint. Le contenu existant peut être aussi indexé via le moteur de recherche

Peu importe la stratégie sélectionnée, l »élément clé est le nettoyage du contenu avant son insertion dans SharePoint. Divers critères peuvent servir à cette opération de nettoyage: l’âge des documents, la valeur actuelle et future du contenu, le type de fichiers, les audience cibles, etc.

Support aux utilisateurs

Le support aux utilisateurs peut se décliner de différentes façons:

  • Chaque page d’accueil d’un site doit avoir de façon visible, le nom du propriétaire et du/des co-propriétaire(s) du site. Il est aussi judicieux d’y ajouter le nom du gestionnaire responsable. J’utilise fréquemment une Web Part de type Éditeur de contenu que je place dans le coin supérieur droit de la page d’accueil. J’utilise aussi la facilité d’hyperlien pour chaque ressource selon le modèle mailto:mon.administrateur@monorganisation.com?subject=Support Site Portail ABC  Ainsi, les propriétaires connaissent déjà la source du courriel émis
  • Une ou des communautés de pratiques pour les propriétaires de sites incluant un site pour ces communautés
  • Des groupes d’utilisateurs internes où les champions se rencontrent, partagent et discutent de leurs expériences respectives
  • L’implication du Centre d’Assistance de votre organisation – À ce titre, il sera peut-être requis de créer des ensembles de permissions différents des ensembles standards (Visiteurs, Membres, Propriétaires) pour les ressources du Centre d’Assistance. Ces ressources doivent aussi avoir reçu la même formation que les propriétaires de sites
  • Des discussions où la rétroaction est sollicitée
  • Des discussions de type F-A-Q, Trucs et Astuces où les questions les plus fréquemment posées sont répondues. Les Trucs et Astuces peuvent aussi utiliser des hyperliens vers un site de démonstration où sont démontrés ces éléments
  • La version 2010 de SharePoint permet la création d’aide personnalisée. Cette approche peut donc être utilisée en complément pour faciliter le support

Mesures incitatives et récompenses

Une autre façon d’initier l’intérêt pour votre nouvelle solution basée sur SharePoint est d’offrir un programme de mesures incitatives et/ou de récompenses. Par exemple, lors du lancement d’un portail riche en contenu, on peut organiser une course au trésor en posant des questions dont les réponses se trouvent dans le portail. On peut aussi favoriser l’apport de contenu dans les discussions et les blogues. On peut faire un palmarès des communautés les plus actives ou encore publier les meilleures pratiques provenant de certaines équipes.

Cependant, on ne doit pas s’appuyer sur ses stratégies pour le long-terme. Ce ne sont que des mesures initiales pour lancer votre solution.

Conclusion

C’est ainsi que se termine cette série d’articles sur les pratiques d’adoption de SharePoint dans votre organisation. Comme vous avez pu le constater, un peu de planification, d’imagination, de collaboration et de communication peuvent grandement faciliter vos travaux liés à la promotion et l’adoption de SharePoint dans votre organisation.

 

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