Architecture d’information dans un contexte SharePoint – Partie I

Introduction

Je débute ici une série d’articles concernant l’architecture d’information dans un contexte SharePoint. Ces articles exposeront l’approche que j’utilise dans les projets SharePoint auxquels je participe. Cette approche est le fruit de mon expérience personnelle, de partage avec des ressources impliquées dans le domaine et de référence à certaines ressources reconnues dans en architecture d’information avec SharePoint comme Ruven Gotz, Richard Harbridge et Bob Mixon.

J’ai combiné l’utilisation de cartes heuristiques pour faciliter le travail de collecte et d’interprétation des informations durant la phase d’architecture de l’information et cette approche à fait l’objet d’un billet dans le blogue des MVP de Microsoft. Depuis la parution de cet article, je continue de raffiner et d’adapter mon ensemble de cartes heuristiques pour faciliter le travail d’architecture d’information.

Cette série d’articles va donc vous présenter les grandes étapes de mon approche en matière d’architecture de l’information dans un contexte SharePoint.

Définition

La définition traditionnelle de l’architecture d’information nous ramène vers les sites Web et l’organisation de l’information sur ces sites via l’aspect visuel, la navigation et la structure de haut niveau. Lorsque l’on applique l’architecture d’information dans un contexte SharePoint, il faut y ajouter des considérations propres à SharePoint comme les contenants (sites, pages, bibliothèques, listes, etc.) et les facilités offertes pour supporter l’architecture de l’information (types de contenu, métadonnées, etc.). C’est donc dans cette optique que mon approche a été développée et continue d’être améliorée.

Profil de l’architecte d’information

Idéalement, un architecte d’information doit avoir les habiletés suivantes:

  • Sens politique et négociation – Il n’est pas rare que certaines étapes de l’architecture d’information puissent prendre une tournure politique dans une organisation. L’architecte d’information doit alors être en mesure de négocier et d’agir en médiateur entre les diverses parties prenantes
  • Habiletés analytiques et techniques – Afin de s’assurer que les divers besoins sont adéquatement supportés par les bons artéfacts SharePoint, l’architecte d’information doit comprendre les implications fonctionnelles et techniques de chaque option proposée et être en mesure d’expliquer les choix proposés
  • Communicateur et facilitateur – Ces habiletés sont essentielles durant la phase de découverte et de collecte de besoins. L’architecte d’information doit être en mesure d’influencer les autres, de gagner leur confiance, de remettre en question les besoins d’une façon positive et de maîtriser l’art du compromis

L’architecte d’information est aussi un chef d’orchestre qui doit diriger une équipe multidisciplinaire composée d’experts en la matière (SME), d’architectes technologiques, d’architectes SharePoint et d’utilisateurs finaux. Il doit donc posséder un bon mélange de compétences techniques et fondamentales.

Concepts fondamentaux

Pour comprendre l’importance et la valeur d’une architecture d’information, il est important de connaître ces concepts fondamentaux: l’infobésité et l’indice de repérabilité. La compréhension de ces concepts permettra à l’architecte d’information de mieux conseiller les parties prenantes du projet. Voici un survol de ces concepts.

Infobésité

Ce terme désigne le fait que nous sommes de plus en plus inondés d’information de toute sorte et de toute provenance. Le vocable de « Surcharge Informationnelle » est aussi utilisé. Quelques symptômes de l’infobésité:

  • 30% des courriels sont inutiles
  • La gestion des courriel consomme plus de 30% du temps d’un gestionnaire
  • Les gens travaillant dans les départements de Vente passent moins de temps avec des clients et plus de temps avec des données…
  • On considère maintenant comme normal le fait d’avoir plus de 30 acétates dans une présentation

Les conséquences de l’infobésité sont diverses:

  • Délais dans la prise de décision car il faut attendre que tous aient assimilés la même information que nous
  • La prise de décision se fait souvent sans l’information appropriée
  • À force d’être submergé d’information, on adopte parfois une attitude de retrait
  • Beaucoup de gestionnaires croient que SharePoint va empirer la situation

Une étude réalise par le collège King’s de Londres a démontré que l’infobésité peut réduire le QI de dix (10) points alors que la consommation de marijuana peut réduire le QI de cinq (5) points…

Indice de repérabilité

Ce concept, initialement énoncé par Bill English, stipule que l’indice de repérabilité est le degré de facilité avec laquelle on peut retrouver de l’information dans un site Web. Il est très important de considérer ce facteur car il est prouvé que:

  • La plupart des utilisateurs ne savent pas exactement ce qu’ils recherchent
  • La plupart des utilisateurs ne savent pas comment effectuer une recherche
  • La plupart des utilisateurs n’ont pas de patience pour les systèmes compliqués

L’architecte de l’information doit donc toujours garder en tête le fait que toute organisation souffre, à divers degrés, d’Infobésité et que l’un des remèdes à cette maladie est de maximiser l’indice de repérabilité de l’information dans l’organisation.

Conclusion

C’est ici que se termine ce premier article sur l’architecture d’information dans un contexte SharePoint. Dans le prochain article, nous introduirons les cartes heuristiques qui nous seront d’une grande utilité dans la réalisation d’une architecture d’information.

 

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