Architecture d’information dans un contexte SharePoint – Partie III

Voici le troisième article d’une série concernant l’architecture d’information dans un contexte SharePoint. Ces articles exposeront l’approche que j’utilise dans les projets SharePoint auxquels je participe. Cette approche est le fruit de mon expérience personnelle, de partage avec des ressources impliquées dans le domaine et de référence à certaines ressources reconnues dans en architecture d’information avec SharePoint comme Ruven Gotz, Richard Harbridge et Bob Mixon.

L’Atelier de découvertes

L’idée de tenir un atelier de découvertes a été amené par Ruven Gotz et elle consiste principalement à discuter avec les utilisateurs potentiels des problématiques auxquels ils font face. En mettant l’emphase sur l’exposition des problèmes, par opposition à un besoin de solution, nous augmentons grandement les chances de livrer éventuellement une solution répondant à des besoins réels et non pas une solution à la recherche de problèmes. On comprendra alors qu’un des points majeurs de l’atelier est de ne pas montrer SharePoint durant l’atelier mais seulement à la fin de l’atelier.

Les points majeurs couverts le seront en fonction de la zone fonctionnelle où se situe nos problèmes. Ces zones peuvent être les mêmes que celles proposées par SharePoint comme par exemple:

  • Recherche
    • Quelles sont les difficultés actuelles liées à la recherche d’information?
    • Combien de temps prenez-vous pour un recherche un document?
    • À quel moment abandonnez-vous?
  • Gestion du contenu d’entreprise, y compris la gestion de contenu Web et la gestion documentaire
    • Exprimer les problématiques en fonction du cycle de vie (ex. création/réception, organisation, diffusion, disposition, etc.)
  • Portail et sites
    • Problèmes de prolifération non-contrôlée de site, problèmes de navigation, etc.
  • Collaboration et réseau social d’entreprise
    • Quels sont les freins au partage du savoir?

En plus des problématiques par domaine, on en profite aussi pour collecter de l’information complémentaire comme les contraintes organisationnelles, les règles de conformité, la politique de gestion des enregistrements, etc.

Atelier de découvertes

Atelier de découvertes

En fonction des audiences visées et de la grosseur de l’organisation, il est fort possible que vous devrez tenir plusieurs ateliers. Il s’agira alors de consolider les éléments recueillis. Durant ces ateliers, il faut penser en termes de problématiques réelles et non pas en termes de fonctionnalités désirées afin d’éviter que le mode solution ne prenne le dessus et cache les problématiques.

Lorsque les problématiques sont bien identifiées et exprimées, il sera plus facile de réaliser la prochaine étape – La cueillette des besoins

Les Besoins

En se basant sur les problématiques exprimées durant les ateliers de découverte, nous pouvons énumérer et catégoriser la liste de besoins. Ces derniers sont exprimés en fonction des grandes questions qui sont: Qui, Quoi, Comment, Quand et qui sont en fait, indirectement dérivées du cycle de vie d’un élément d’information.

Les Besoins

Les Besoins

Au niveau de la portée, on s’intéresse surtout à la volumétrie, à l’usage et aux diverses audiences ciblées par la solution. Au niveau de l’information visée, on s’intéresse au contenu devant être publié et au véhicule utilisé pour livrer/diffuser ce contenu. La confidentialité nous permettra de déterminer comment sera sécurité le contenu. La disposition s’intéresse au calendrier de rétention et au respect des lois et règlements régissant notre organisation et la façon dont elle traite son information. Finalement, la présentation s’intéresse à la façon dont l’information sera repérable et présentée aux utilisateurs.

Pour chaque type de besoin, on peut catégoriser ces derniers selon diverses perspectives:

  • Priorité – 1-Peu Important, 3-Souhaitable, 5-Essentiel
  • Efforts requis – 1-20-30 heures, 2-31-50 heures, 3-50 heures et +
  • Impacts – 1-10% productivité, 2-20%-50% productivité, 3-+50% productivité
  • Réutilisation – 1-Non, 2-Département, 3-Organisation
  • Support – 1-2 hrs/semaine, 2-5 hrs/semaine, 3-10 hrs/semaine
  • Formation – 1-autodidacte, 2-1hrs/utilisateur, 3-3 hrs/utilisateurs

Ces perspectives et ces échelles de valeur nous permettront par la suite d’évaluer et de prioriser le déploiement des solutions aux divers besoins et d’identifier rapidement les « Quick Wins », c’est-à-dire ces éléments qui ne nécessitent pas beaucoup d’efforts requis mais qui amènent des effets directs et intéressants sur la productivité.

Au niveau du volet de la gestion du contenu d’entreprise, il est impératif de réaliser une analyse exhaustive de ce contenu pour en retirer les éléments suivants pour chaque type de contenu:

  • Audience visées par le contenu
  • Les Propriétaires (auteurs), Approbateurs et Utilisateurs finaux
  • Les formats actuels des éléments d’information (tableaux dans Word, chiffriers Excel, document Word, document PDF, page numérisée, etc.)
  • Formats de publication – Format final de publication (Page Web, document PDF, etc.)
  • Localisations actuelles

Ce recensement permettra de déterminer l’ensemble des facilités requises pour faciliter la gestion des diverses étapes du cycle de vie de ce contenu. Plus cette étape sera précise et exhaustive, plus il sera facile par la suite de faire les bons choix de conception de solution.

Conclusion

Cet article nous a présenté les éléments du le bloc 1 – Atelier de découvertes et du bloc 2 – Les besoins. Dans le prochain article, nous couvrirons le bloc 3 – La Gouvernance.

Le premier article de la série est disponible ici. Le deuxième article de la série est disponible ici.

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