Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint – Partie 1

Tel que mentionné dans mon compte-rendu de ma participation à l’événement SharePoint Summit 2014 – Montréal, j’ai l’intention de publier une série de billets sur le Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint. Le contenu de ces billets découle de ma session de trois (3) heures livrée dans le cadre du SharePoint Summit 2014. La structure sera la suivante :

  1. Introduction et mise en contexte
  2. Le Kit de Démarrage – Les éléments structurants
  3. Le mode Comités et Unités
  4. Le mode Communautés
  5. Le mode Projets
  6. Conclusion

 

Introduction et mise en contexte

L’idée de réaliser un Kit de démarrage m’est venue suite à mes nombreuses visites, discussions et constats sur l’utilisation de SharePoint dans les organisations. Peu importe que le projet initial d’implantation ait été fait par un administrateur de serveurs Windows qui a découvert SharePoint ou encore par une firme externe qui a décidé d’attaquer le créneau de SharePoint, le même constat revient sans cesse – On peut connaître SharePoint mais on peut aussi ne pas connaître la gestion de l’information. J’ai donc décidé de créer ce Kit de démarrage pour faciliter la mise en place initiale de SharePoint dans un contexte de collaboration en mode Intranet.

Un peu d’histoire

Les sites Intranet d’entreprise avaient les mêmes caractéristiques :

  • Peu ou pas de dynamisme au niveau du contenu
  • les responsables de l’intranet présumaient souvent de ce que les gens voulaient mais sans vraiment leur demander
  • l’information classée selon la perspective du producteur (créateur/auteur) et sans considération pour les consommateurs de cette information
  • la fraîcheur et la pertinence de l’information laisse souvent à désirer
  • le cycle de publication est lent et souvent archaïque
  • une refonte aux trois (3) années pour rafraîchir l’image de l’Intranet mais sans vraiment s’attaquer aux vrais problèmes
  • la structure de l’intranet est sensible aux réorganisations car elle est trop souvent calquée sur la structure organisationnelle

Du côté de l’introduction de SharePoint dans les organisations, on dénote souvent l’histoire suivante : « L’administrateur de serveurs découvre que SharePoint fait partie de Windows Server et il en fait l’installation sans aucune connaissance préalable. » – Le résultat net de cette approche est que :

  • C’est vite devenu un serveur de fichiers sous stéroïdes
  • il n’y a aucune planification sur la structure et la navigabilité entre les sites
  • on fait une réplication aveugle des serveurs de fichiers y compris les dossiers
  • il n’y a aucune activité d’architecture d’information

Cette approche n’est malheureusement pas seulement l’apanage des administrateurs de serveurs Windows; j’ai vu les mêmes erreurs faites par des consultants externes.

Vous avez dit SharePoint?

Étant donné la diversité et la richesse fonctionnelle de SharePoint, on se retrouve souvent dans des cas de figure où SharePoint est son propre ennemi. Il faut donc identifier ce qui nous intéresse parmi les sujets suivants :

  • Collaboration – En équipe, en comité, en communauté
  • Recherche – La bonne information, au bon moment et aux bonnes ressources
  • Gestion du contenu – Documents, contenu Web
  • Intelligence d’Affaires – Tableaux de bord, indicateurs de gestion
  • Solutions d’Affaires – Développement d’applications utilisant les artéfacts SharePoint
  • Applications – Les tierces parties offrent des applications SharePoint

Par où commencer?

  • Via l’administrateur de serveurs Windows – Jetez un coup d’œil sur le contenu de ses propres répertoires partagés pour vous convaincre du contraire J
  • Via l’utilisateur qui connaît SharePoint – Son habileté innée à créer un site, des bibliothèques à l’image des répertoires partagés, des listes pour gérer dix éléments et à créer la mégadonnée (une métadonné qui contient toutes les valeurs d’un domaine dans la même colonne)
  • Via le Kit de Démarrage – Une valeur sûre basée sur des années d’expérience

Les valeurs du Kit de démarrage

Le Kit de démarrage est basé sur le concept d’une offre de services qui va au-delà de l’Intranet traditionnel, qui vise la collaboration en entreprise par le partage et l’accès le plus large possible au contenu et qui supporte des modes adaptés à divers contextes d’utilisation.

Il faut aussi la promotion de la réutilisation par des types de contenu, des gabarits de site et de listes et par une grande responsabilisation des propriétaires de sites afin d’assurer une uniformité dans l’utilisation de la plateforme et de faciliter son adoption.

Deuxième partie

Dans la deuxième partie de cette série, nous verrons les assises et la fondation sur lesquelles la gestion de l’information est possible avec le Kit de démarrage. Cette fondation s’appelle L’architecture d’Information.