Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint – Partie II

Tel que mentionné dans mon compte-rendu de ma participation à l’événement SharePoint Summit 2014 – Montréal, j’ai l’intention de publier une série de billets sur le Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint. Le contenu de ces billets découle de ma session de trois (3) heures livrée dans le cadre du SharePoint Summit 2014. La structure sera la suivante :

  1. Introduction et mise en contexte
  2. Le Kit de Démarrage – Les éléments structurants
  3. Le mode Comités et Unités
  4. Le mode Communautés
  5. Le mode Projets
  6. Conclusion

Je vous présente ici la deuxième partie qui couvre les éléments structurants du Kit de démarrage.

Les éléments structurants

Avant même de penser à SharePoint, il faut se poser une série de questions importantes qui permettront de définir les assises de toute solution basée sur SharePoint. Cette activité se nomme Architecture d’Information.

Traditionnellement, cette activité se concentrait sur la façon dont un site web était structuré (navigation, éléments, découpage, etc.). Suite à mes expériences en gestion de l’information et à plusieurs mandats de réalisation de sites SharePoint, j’ai étendu le concept pour couvrir les volets essentiels de toute solution basée sur SharePoint.

Dans un contexte SharePoint, l’architecture d’information comprend les étapes suivantes tel qu’illustré dans cette figure:

Architecture d'Information - SharePoint

Les grandes étapes de l’architecture d’information sont:

  1. Atelier de découvertes – Une prise de connaissances de la situation actuelle et non pas de la solution envisagée. Durant cet atelier, on fait le tour du jardin; on obtient un portrait de la situation actuelle; on recense les problèmes et opportunités mais on évite les solutions. On doit ici résister à la tentation de montrer un site SharePoint car on perd alors le recul nécessaire pour exprimer des besoins et non pas des solutions.
  2. Les besoins – On formalise les besoins en fonction des découvertes faites durant l’atelier précédent. Les besoins doivent toujours être considérés en fonction du contenu et selon les axes suivantes – Quoi, Qui, Comment et Quand). On peut aussi prioriser les besoins selon divers facteurs tel que les impacts (processus / humains / financiers), les ressources requises, etc.
  3. Gouvernance – On établit formellement notre vision et notre approche de gouvernance en fonction de la portée de notre solution et de son éventuelle évolution. La clé ici est de ne pas essayer de gouverner SharePoint mais bien de gouverner ce que l’on en fait. La gouvernance ne doit pas être considérée comme un élément sur une liste de vérification mais bien une activité récurrente qui vivra aussi longtemps que vos solutions vivront. C’est aussi un équilibre entre les besoins de rigueur de niveau TI et les besoins de flexibilité requis par les utilisateurs. Une de façons de faire vivre la gouvernance est souvent de créer un groupe d’utilisateurs à l’intérieur de participation ou de participer activement à un groupe d’utilisateur comme le groupe d’utilisateurs SharePoint Québec
  4. Hiérarchie SharePoint – On établit la structure de la ferme en termes d’éléments technologiques (serveurs, applications Web, services applicatifs, collection de sites, etc.) pour appuyer la solution envisagée. Cette activité doit être réalisée conjointement avec les ressources TI. Plusieurs facteurs influencent les choix fait ici dont le besoin d’isolation à des fins de sécurité, la performance attendue, la volumétrie du contenu, etc.
  5. Structure des contenants SharePoint – C’est ici que l’on fait l’arrimage entre les besoins exprimés précédemment et les éléments SharePoint (liste, bibliothèque, site, etc.). Les contenants SharePoint sont en fait les outils de notre coffre qui nous permettent de bâtir nos solutions. On fera alors la promotion de la réutilisation et de la consistance de l’expérience utilisateur en favorisant la construction de gabarits (listes, bibliothèques, types de contenu, etc.) et de modèles de sites qui utiliseront ces gabarits. L’idée ici est d’en arriver à fournir des sites sur une base d’assemblage de composants plutôt que d’avoir à tout refaire à chaque fois.

Pour plus de détails sur cette activité essentielle qu’est l’architecture d’information, je vous invite à consulter cet article qui a été publié sur le blogue des MVP de Microsoft.

Dans le prochain article, nous discuterons des divers modes de collaboration couverts par ce kit de démarrage.

Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint – Partie 1

Tel que mentionné dans mon compte-rendu de ma participation à l’événement SharePoint Summit 2014 – Montréal, j’ai l’intention de publier une série de billets sur le Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint. Le contenu de ces billets découle de ma session de trois (3) heures livrée dans le cadre du SharePoint Summit 2014. La structure sera la suivante :

  1. Introduction et mise en contexte
  2. Le Kit de Démarrage – Les éléments structurants
  3. Le mode Comités et Unités
  4. Le mode Communautés
  5. Le mode Projets
  6. Conclusion

 

Introduction et mise en contexte

L’idée de réaliser un Kit de démarrage m’est venue suite à mes nombreuses visites, discussions et constats sur l’utilisation de SharePoint dans les organisations. Peu importe que le projet initial d’implantation ait été fait par un administrateur de serveurs Windows qui a découvert SharePoint ou encore par une firme externe qui a décidé d’attaquer le créneau de SharePoint, le même constat revient sans cesse – On peut connaître SharePoint mais on peut aussi ne pas connaître la gestion de l’information. J’ai donc décidé de créer ce Kit de démarrage pour faciliter la mise en place initiale de SharePoint dans un contexte de collaboration en mode Intranet.

Un peu d’histoire

Les sites Intranet d’entreprise avaient les mêmes caractéristiques :

  • Peu ou pas de dynamisme au niveau du contenu
  • les responsables de l’intranet présumaient souvent de ce que les gens voulaient mais sans vraiment leur demander
  • l’information classée selon la perspective du producteur (créateur/auteur) et sans considération pour les consommateurs de cette information
  • la fraîcheur et la pertinence de l’information laisse souvent à désirer
  • le cycle de publication est lent et souvent archaïque
  • une refonte aux trois (3) années pour rafraîchir l’image de l’Intranet mais sans vraiment s’attaquer aux vrais problèmes
  • la structure de l’intranet est sensible aux réorganisations car elle est trop souvent calquée sur la structure organisationnelle

Du côté de l’introduction de SharePoint dans les organisations, on dénote souvent l’histoire suivante : « L’administrateur de serveurs découvre que SharePoint fait partie de Windows Server et il en fait l’installation sans aucune connaissance préalable. » – Le résultat net de cette approche est que :

  • C’est vite devenu un serveur de fichiers sous stéroïdes
  • il n’y a aucune planification sur la structure et la navigabilité entre les sites
  • on fait une réplication aveugle des serveurs de fichiers y compris les dossiers
  • il n’y a aucune activité d’architecture d’information

Cette approche n’est malheureusement pas seulement l’apanage des administrateurs de serveurs Windows; j’ai vu les mêmes erreurs faites par des consultants externes.

Vous avez dit SharePoint?

Étant donné la diversité et la richesse fonctionnelle de SharePoint, on se retrouve souvent dans des cas de figure où SharePoint est son propre ennemi. Il faut donc identifier ce qui nous intéresse parmi les sujets suivants :

  • Collaboration – En équipe, en comité, en communauté
  • Recherche – La bonne information, au bon moment et aux bonnes ressources
  • Gestion du contenu – Documents, contenu Web
  • Intelligence d’Affaires – Tableaux de bord, indicateurs de gestion
  • Solutions d’Affaires – Développement d’applications utilisant les artéfacts SharePoint
  • Applications – Les tierces parties offrent des applications SharePoint

Par où commencer?

  • Via l’administrateur de serveurs Windows – Jetez un coup d’œil sur le contenu de ses propres répertoires partagés pour vous convaincre du contraire J
  • Via l’utilisateur qui connaît SharePoint – Son habileté innée à créer un site, des bibliothèques à l’image des répertoires partagés, des listes pour gérer dix éléments et à créer la mégadonnée (une métadonné qui contient toutes les valeurs d’un domaine dans la même colonne)
  • Via le Kit de Démarrage – Une valeur sûre basée sur des années d’expérience

Les valeurs du Kit de démarrage

Le Kit de démarrage est basé sur le concept d’une offre de services qui va au-delà de l’Intranet traditionnel, qui vise la collaboration en entreprise par le partage et l’accès le plus large possible au contenu et qui supporte des modes adaptés à divers contextes d’utilisation.

Il faut aussi la promotion de la réutilisation par des types de contenu, des gabarits de site et de listes et par une grande responsabilisation des propriétaires de sites afin d’assurer une uniformité dans l’utilisation de la plateforme et de faciliter son adoption.

Deuxième partie

Dans la deuxième partie de cette série, nous verrons les assises et la fondation sur lesquelles la gestion de l’information est possible avec le Kit de démarrage. Cette fondation s’appelle L’architecture d’Information.

SharePoint Summit 2014 – Mon compte-rendu

La 8ème édition de l’événement SharePoint Summit 2014 s’est terminée hier.  J’ai eu l’occasion de présenter ma session intitulée: Kit de démarrage rapide pour de la collaboration en mode Intranet avec SharePoint. La session s’est très bien déroulée et je peux affirmer sans gêne que les participants ont apprécié la session dont le syllabus était le suivant

Pour plusieurs, le démarrage du déploiement de SharePoint se résume à l’installation du produit, à la création initiale d’un site d’équipe et la mise en route. Pour d’autres, c’est plutôt de nombreux efforts d’architecture d’information qui peuvent amener un déploiement long et parfois laborieux. Afin de permettre de voir le potentiel de SharePoint pour la collaboration en mode Intranet dans une organisation tout en minimisant les efforts initiaux, je vous propose un kit de démarrage qui vous permettra d’offrir des services de collaboration basés sur SharePoint sous diverses formes.

Cette session permet donc de voir comment regrouper ensemble des éléments de SharePoint pour favoriser la collaboration sous divers modes. Ce kit a été conçu pour maximiser l’utilisation des fonctionnalités natives de SharePoint et il fait suite à mes expériences en déploiement et utilisation de SharePoint dans des organisations.

Dans une prochaine série d’articles, je vais décrire les composants du Kit de démarrage afin de vous permettre à vous aussi d’en bénéficier. C’est à ne pas manquer.

 

Session 1.3 - SPSummit 2014

J’ai aussi eu l’occasion d’animer une session de type Demandez aux experts où les participants pouvaient demander des questions à notre table d’experts sur des sujets comme la gouvernance, l’architecture d’information et la planification de projets SharePoint. J’étais accompagné de Éric Riz (@rizinsights), Virgil Carroll (@vcmonkey) et Bruno Simon et la formule a beaucoup plu aux participants. C’est donc avec la satisfaction du devoir accompli que j’ai participé à cette édition. Encore une fois cette année, la diversité des conférenciers et des sujets couverts ont permis aux participants d’acquérir des expériences et des cas vécus tout en partageant avec les conférenciers et les autres participants.

Les photos de l’événement sont maintenant disponibles sur Flickr

Un événement particulier – SP 24

Mon bon ami Vlad Catrinescu, MVP SharePoint Server et membre fondateur de la communauté Sharepoint-Community.net, organise un événement particulier: SP 24. Cet événement virtuel présentera deux sessions (une de type Business et une de type TI) en parallèle pendant 24 heures consécutives. L’événement débutera le 16 avril 2014 prochain à 22h00, Heure de l’Est. Plus de 4000 inscriptions ont été reçues jusqu’à maintenant et il est encore temps de s’inscrire.

Tous les détails concernant cet événement sont disponibles sur le site de l’événement: https://www.sp24conf.com

 

La programmation de SharePoint Saturday Montréal 2014 est publiée!

Vous travaillez de près ou de loin avec SharePoint? Joignez-vous à un groupe d’architectes, de développeurs, d’intégrateurs, de gestionnaires de communautés et des gens d’affaires gravitant autour de SharePoint lors de de la tenue de la 2e édition du SharePoint Saturday Montréal qui se tiendra le 8 février 2014.

Le SharePoint Saturday Montréal 2014 sera une occasion unique :

  • d’assister à 20 conférences de qualité touchant autant le volet technique que le volet affaires de SharePoint;
  • Des conférenciers de renommée internationale tel que Joel Oleson,  Michael Noel et Ruven Gotz;
  • d’avoir accès à des spécialistes et des gens qui travaillent au quotidien avec SharePoint ainsi que des partenaires d’affaires de SharePoint;
  • de partager avec une foule de gens ayant comme point commun l’utilisation de solutions basées sur SharePoint;
  • de s’immerger dans un réseau TI grandissant et rassemblant des acteurs SharePoint   ;
  • d’échanger trucs, astuces et pratiques en mangeant un Smoked Meat de chez Schwartz!

Le tout…gratuitement!

L’horaire complet de l’événement est maintenant disponible. La première édition du SPS Montréal en 2013 a été un franc succès car plus de 250 personnes étaient sur place, il y a eu 18 sessions et d’excellents partenaires. Les critiques furent unanimes…et nous sommes donc de retour. Joignez-vous à nous encore une fois cette année!

SharePoint Saturday Montréal 2014 – Les inscriptions sont ouvertes!

Nous avons débuté le processus d’inscription pour ceux et celles qui veulent participer à l’événement SharePoint Saturday Montréal 2014 qui aura lieu le 8 février prochain à l’ETS de Montréal.  Pour vous inscrire, veuillez utiliser ce lien qui mène vers la page d’information et qui permet votre inscription. Les places sont limitées alors ne tardez pas à vous inscrire.

SharePoint 2013 – Modifications aux fonctionnalités et fonctions discontinuées

Microsoft vient de publier une liste des modifications aux fonctionnalités et une liste des fonctions qui ne sont pas reconduites dans SharePoint 2013 Technical Preview. Il est intéressant de noter que le modèle de site Meeting Workspace n’est plus disponible dans la liste des modèles de site. Personnellement, je n’ai jamais fait la promotion de ce modèle de site car je trouve que son utilisation générait une prolifération non-contrôlée de sous-sites et que la valeur d’affaires de ce modèle ne justifiait pas son utilisation intensive. En organisant un site d’équipe de façon appropriée, il est possible d’obtenir les mêmes résultats. Les autres modèles qui ne sont plus disponibles sont: Document Workspace, Group Work Site, Personalization Site template.

Au niveau des fonctionnalités, notons entre autre la disparition de la fonctionnalité PowerPoint Broadcast from SharePoint qui est maintenant offerte par Microsoft Lync 2013, la fonctionnalité Web Analytics qui est maintenant prise en charge par le service de recherche et l’approche de type Visual Upgrade qui est maintenant offerte au niveau de chaque collection de sites.

Pour plus de détails, consultez cet article publié en anglais sur le site Office.com.