Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint – Partie II

Tel que mentionné dans mon compte-rendu de ma participation à l’événement SharePoint Summit 2014 – Montréal, j’ai l’intention de publier une série de billets sur le Kit de démarrage en collaboration avec SharePoint. Le contenu de ces billets découle de ma session de trois (3) heures livrée dans le cadre du SharePoint Summit 2014. La structure sera la suivante :

  1. Introduction et mise en contexte
  2. Le Kit de Démarrage – Les éléments structurants
  3. Le mode Comités et Unités
  4. Le mode Communautés
  5. Le mode Projets
  6. Conclusion

Je vous présente ici la deuxième partie qui couvre les éléments structurants du Kit de démarrage.

Les éléments structurants

Avant même de penser à SharePoint, il faut se poser une série de questions importantes qui permettront de définir les assises de toute solution basée sur SharePoint. Cette activité se nomme Architecture d’Information.

Traditionnellement, cette activité se concentrait sur la façon dont un site web était structuré (navigation, éléments, découpage, etc.). Suite à mes expériences en gestion de l’information et à plusieurs mandats de réalisation de sites SharePoint, j’ai étendu le concept pour couvrir les volets essentiels de toute solution basée sur SharePoint.

Dans un contexte SharePoint, l’architecture d’information comprend les étapes suivantes tel qu’illustré dans cette figure:

Architecture d'Information - SharePoint

Les grandes étapes de l’architecture d’information sont:

  1. Atelier de découvertes – Une prise de connaissances de la situation actuelle et non pas de la solution envisagée. Durant cet atelier, on fait le tour du jardin; on obtient un portrait de la situation actuelle; on recense les problèmes et opportunités mais on évite les solutions. On doit ici résister à la tentation de montrer un site SharePoint car on perd alors le recul nécessaire pour exprimer des besoins et non pas des solutions.
  2. Les besoins – On formalise les besoins en fonction des découvertes faites durant l’atelier précédent. Les besoins doivent toujours être considérés en fonction du contenu et selon les axes suivantes – Quoi, Qui, Comment et Quand). On peut aussi prioriser les besoins selon divers facteurs tel que les impacts (processus / humains / financiers), les ressources requises, etc.
  3. Gouvernance – On établit formellement notre vision et notre approche de gouvernance en fonction de la portée de notre solution et de son éventuelle évolution. La clé ici est de ne pas essayer de gouverner SharePoint mais bien de gouverner ce que l’on en fait. La gouvernance ne doit pas être considérée comme un élément sur une liste de vérification mais bien une activité récurrente qui vivra aussi longtemps que vos solutions vivront. C’est aussi un équilibre entre les besoins de rigueur de niveau TI et les besoins de flexibilité requis par les utilisateurs. Une de façons de faire vivre la gouvernance est souvent de créer un groupe d’utilisateurs à l’intérieur de participation ou de participer activement à un groupe d’utilisateur comme le groupe d’utilisateurs SharePoint Québec
  4. Hiérarchie SharePoint – On établit la structure de la ferme en termes d’éléments technologiques (serveurs, applications Web, services applicatifs, collection de sites, etc.) pour appuyer la solution envisagée. Cette activité doit être réalisée conjointement avec les ressources TI. Plusieurs facteurs influencent les choix fait ici dont le besoin d’isolation à des fins de sécurité, la performance attendue, la volumétrie du contenu, etc.
  5. Structure des contenants SharePoint – C’est ici que l’on fait l’arrimage entre les besoins exprimés précédemment et les éléments SharePoint (liste, bibliothèque, site, etc.). Les contenants SharePoint sont en fait les outils de notre coffre qui nous permettent de bâtir nos solutions. On fera alors la promotion de la réutilisation et de la consistance de l’expérience utilisateur en favorisant la construction de gabarits (listes, bibliothèques, types de contenu, etc.) et de modèles de sites qui utiliseront ces gabarits. L’idée ici est d’en arriver à fournir des sites sur une base d’assemblage de composants plutôt que d’avoir à tout refaire à chaque fois.

Pour plus de détails sur cette activité essentielle qu’est l’architecture d’information, je vous invite à consulter cet article qui a été publié sur le blogue des MVP de Microsoft.

Dans le prochain article, nous discuterons des divers modes de collaboration couverts par ce kit de démarrage.

SharePoint Summit 2014 – Mon compte-rendu

La 8ème édition de l’événement SharePoint Summit 2014 s’est terminée hier.  J’ai eu l’occasion de présenter ma session intitulée: Kit de démarrage rapide pour de la collaboration en mode Intranet avec SharePoint. La session s’est très bien déroulée et je peux affirmer sans gêne que les participants ont apprécié la session dont le syllabus était le suivant

Pour plusieurs, le démarrage du déploiement de SharePoint se résume à l’installation du produit, à la création initiale d’un site d’équipe et la mise en route. Pour d’autres, c’est plutôt de nombreux efforts d’architecture d’information qui peuvent amener un déploiement long et parfois laborieux. Afin de permettre de voir le potentiel de SharePoint pour la collaboration en mode Intranet dans une organisation tout en minimisant les efforts initiaux, je vous propose un kit de démarrage qui vous permettra d’offrir des services de collaboration basés sur SharePoint sous diverses formes.

Cette session permet donc de voir comment regrouper ensemble des éléments de SharePoint pour favoriser la collaboration sous divers modes. Ce kit a été conçu pour maximiser l’utilisation des fonctionnalités natives de SharePoint et il fait suite à mes expériences en déploiement et utilisation de SharePoint dans des organisations.

Dans une prochaine série d’articles, je vais décrire les composants du Kit de démarrage afin de vous permettre à vous aussi d’en bénéficier. C’est à ne pas manquer.

 

Session 1.3 - SPSummit 2014

J’ai aussi eu l’occasion d’animer une session de type Demandez aux experts où les participants pouvaient demander des questions à notre table d’experts sur des sujets comme la gouvernance, l’architecture d’information et la planification de projets SharePoint. J’étais accompagné de Éric Riz (@rizinsights), Virgil Carroll (@vcmonkey) et Bruno Simon et la formule a beaucoup plu aux participants. C’est donc avec la satisfaction du devoir accompli que j’ai participé à cette édition. Encore une fois cette année, la diversité des conférenciers et des sujets couverts ont permis aux participants d’acquérir des expériences et des cas vécus tout en partageant avec les conférenciers et les autres participants.

Les photos de l’événement sont maintenant disponibles sur Flickr

Un événement particulier – SP 24

Mon bon ami Vlad Catrinescu, MVP SharePoint Server et membre fondateur de la communauté Sharepoint-Community.net, organise un événement particulier: SP 24. Cet événement virtuel présentera deux sessions (une de type Business et une de type TI) en parallèle pendant 24 heures consécutives. L’événement débutera le 16 avril 2014 prochain à 22h00, Heure de l’Est. Plus de 4000 inscriptions ont été reçues jusqu’à maintenant et il est encore temps de s’inscrire.

Tous les détails concernant cet événement sont disponibles sur le site de l’événement: https://www.sp24conf.com

 

SharePoint Summit 2014 – Gala de l’Excellence

Comme vous le savez, je fais partie du comité consultatif de l’événement SharePoint Summit 2014 et dans le cadre de cet événement, il y a la tenue du Gala de l’Excellence dont l’objectif principal est de reconnaître et d’honorer les meilleures solutions SharePoint de 2013.

Ne manquez donc pas l’opportunité d’être reconnu par la communauté SharePoint en soumettant votre candidature d’ici au 15 mars 2014 en consultant le site de l’événement via cet hyperlien.

SharePoint 2013 – Le Service Pack 1 (SP1) est sorti

Microsoft a produit le 1er Service Pack (SP1) de la mouture 2013 de SharePoint. En plus d’amener de nouveaux correctifs, ce Service Pack inclut tous les Cumulative Updates émis jusqu’en Décembre 2013 ainsi que tous les Public Updates émis jusqu’en Janvier 2014. On retrouve des correctifs pour la majorité des fonctionnalités de SharePoint. Les Service Packs (SP1) des divers produits de la famille Office, y compris SharePoint, sont disponibles via ce lien

SharePoint Saturday Montréal 2014 – Un succès

Nous avons tenu l’événement SharePoint Saturday Montréal 2014 samedi dernier à l’École de Technologie Supérieure de Montréal. Au programme, vingt sessions sur SharePoint avec des conférenciers de renommée tels Joel Oleson, Michael Noel, Ruven Gotz ainsi que des conférenciers locaux comme Serge Tremblay, Nicolas Georgeault, Philippe Ouellette et bien d’autres.  Le plat de résistance a bien sûr été notre dîner de Smoked Meat avec les cuisiniers de Schwartz qui étaient sur place. Un gros merci à nos commanditaires (Alcero, GSoft, MGA Concept, Technologia, Victrix, Irosoft, Intellico, Avanade, SherWeb, Corium  et Atelya).

SPSMTL2014

Étant donné le succès de cette édition et l’enthousiasme de tous les participants et commanditaires, il est fort possible que nous tenions encore l’événement en février 2015. Restez à l’écoute

 

 

Microsoft se positionne enfin sur les formulaires InfoPath et SharePoint

Le groupe Office de Microsoft vient de publier sa position sur les formulaires InfoPath et SharePoint dans cet article. Les éléments clés à retenir:

  • Microsoft veut une technologie de formulaires électroniques qui supportera plusieurs produits (ex. Word, Access, etc.) et plusieurs types d’unités mobiles
  • InfoPath n’est pas apte à répondre à ces considérations. La version 2013 est donc la dernière version du produit InfoPath pour la version Desktop du produit et pour la version InfoPath Form Services
  • InfoPath Form Services utilisé dans un contexte d’Office 365 n’est pas concerné par le point précédent. Un avis ultérieur sera annoncé
  • Des détails plus précis sur la migration et la nouvelle technologie seront publiés dans Q4 de 2014