SharePoint Summit 2014 de Montréal – Session « Demandez aux experts »

En plus de livrer une formation sur l’utilisation d’un Kit de démarrage en mode Intranet, j’animerai aussi une session de type « Demandez aux experts » durant l’événement SharePoint Summit 2014 de Montréal.  Cette session permet aux participants de poser des questions sur une thématique particulière. Ma session couvrira les aspects de planification d’un projet SharePoint, de gouvernance et d’architecture d’information. Les détails de cette session se trouvent ici  et les détails sur ma formation se trouvent iciOn vous attend.

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Architecture d’information dans un contexte SharePoint – Partie IV

Voici le quatrième article d’une série concernant l’architecture d’information dans un contexte SharePoint. Ces articles exposeront l’approche que j’utilise dans les projets SharePoint auxquels je participe. Cette approche est le fruit de mon expérience personnelle, de partage avec des ressources impliquées dans le domaine et de référence à certaines ressources reconnues dans en architecture d’information avec SharePoint comme Ruven Gotz, Richard Harbridge et Bob Mixon.

La Gouvernance

L’un des sujets les plus discutés et probablement des plus discutables concerne la gouvernance. La popularité de SharePoint ainsi que ses particularités ont fait ressortir un plus grand besoin de gouvernance mais aussi le besoin d’un nouvel équilibre entre les utilisateurs finaux et les équipes TI. Dès octobre 2008, je discutais déjà de gouvernance dans un contexte SharePoint et cette présentation a été offerte dans plusieurs forums tel le Groupe d’Usagers SharePoint Québec, le forum des architectes de Microsoft et la conférence SharePoint Summit.

Débutons d’abord avec une définition de la gouvernance dans le contexte d’un système d’information:

Ensemble de rôles, responsabilités et processus qui sont mis en place pour gérer le développement et l’utilisation d’une technologie

Dans la réalité, notre perception de la gouvernance est souvent différente: Nous avons plutôt l’impression que la gouvernance n’est en fait qu’un comité de professionnels qui définissent des politiques et des standards ayant pour but de limiter la flexibilité et l’utilisation des environnements technologiques. Dans un contexte de SharePoint où l’utilisateur final a et doit jouer un rôle majeur, il faut que notre perception de la gouvernance devienne la suivante:

Identifier et encourager les comportements agiles et adaptatifs dans un esprit de collaboration et non pas de confrontation

Pour qu’une approche de gouvernance ait une valeur et un sens, il faut être capable de mesurer les effets d’un énoncé de gouvernance. Plutôt que de dire – Nous encourageons la collaboration – nous pourrions plutôt énoncer – Nous allons prouver que l’organisation va croître tout en diminuant le volume de courriels et en centralisant les documents.

Au fil de mes expériences et de mes discussions avec des collègues, ma vision de la gouvernance s’est élargie pour maintenant couvrir plusieurs volets:

  • Volet Stratégie – Ce volet concerne la direction et la vision de l’offre de services SharePoint. On y jette les bases des diverses offres de services, on détermine les structures requises et la matrice de type RACI et on supporte le déploiement initial
  • Volet Architecture de l’Information – Ce volet concerne la façon dont la plateforme SharePoint sera utilisée pour supporter les besoins et répondre aux problèmes auxquels sont confrontés les utilisateurs.
  • Volet Services Informatiques – Ce volet concerne l’implication des équipes informatiques autant au niveau technique qu’au niveau des solutions
  • Volet Formation – Ce volet concerna la façon dont la formation sur les diverses offres de services et sur la technologie SharePoint sera livrée et dispensée dans l’organisation
  • Volet Image de marque – Ce volet concerne l’aspect visuel et la navigation à très haut niveau des divers sites
  • Volet Personnalisation et développement – Ce volet concerne les normes et standards de personnalisation et de développement de solutions dans l’environnement SharePoint

Ces volets peuvent être sous la responsabilité d’équipes multidisciplinaires:

  • Stratégie Affaires
  • Stratégie TI (Solutions et Technique)
  • Tactique – Développement
  • Tactique – Opérations
  • Tactique – Support

La particularité de cette vision de la gouvernance est qu’il faut être conscient que la gouvernance n’est pas un item à cocher sur une liste des choses à faire mais bien un mode de fonctionnement continuel et permanent. SharePoint offre plusieurs fonctionnalités permettant de supporter votre approche de gouvernance comme les modèles de sites qui permettent d’offrir une uniformité, des flux de travail d’approbation, des quotas, des facilités de suppression automatique de sites, etc. mais il faut d’abord et avant tout définir ce que l’organisation veut et ne veut pas faire.

Dans une organisation typique, on retrouve habituellement deux grandes zones de gouvernance:

  • Zone de haute gouvernance – Sites départementaux et portails organisationnels
  • Zone de basse gouvernance – Le volet MonSite, les espaces de travail et de projets, les sites de communauté et de centre d’intérêts

La zone de haute gouvernance laisse moins de latitude et de flexibilité et c’est là que la mise en place de gabarits (sites, listes, bibliothèques, types de contenu, etc.) vient compenser ce qui pourrait être perçu comme un manque de flexibilité. La zone de basse gouvernance est moins contrôlée et les artefacts qui y résident ne sont pas nécessairement des artefacts corporatifs devant faire l’objet d’une gestion  serrée.

Prêchez par l’exemple

Afin de démontrer que vous pratiquez ce que vous prêchez, il est de bonne augure de bâtir un site de type Centre de gouvernance où on retrouve les éléments suivants:

  • Liste d’Annonces pour les événements de gouvernance
  • Liste des solutions d’affaires avec les liens vers les sites contenant ces solutions
  • Liste des membres des diverses équipes de gouvernance
  • Les politiques et standards ainsi que le lexique
  • Les patrons et bonnes pratiques, les bons coups, les leçons apprises
  • Des sondages permettant d’obtenir de la rétroaction
  • La documentation formelle des divers comités de gouvernance

Conclusion

Cet article nous a présenté les éléments du bloc 3 – La Gouvernance. Dans le prochain article, nous couvrirons les éléments du bloc 4 – Hiérarchie SharePoint et du bloc 5 – Contenants SharePoint.

Le premier article de la série est disponible ici; le deuxième article de la série est disponible ici; le troisième article de la série est disponible ici.

Les diapositives de mes sessions au SharePoint Summit 2012

Vous pouvez maintenant accéder aux diapositives de mes sessions livrées dans le cadre de la conférence SharePoint Summit 2012 tenue à Québec en avril dernier.

  • Atelier-1.2-Alain Lord – Organisation du contenu dans SharePoint 2010 – Diapositives de l’atelier de formation sur l’organisation du contenu dans SharePoint 2010 qui couvre divers aspects reliés aux bonnes pratiques d’organisation du contenu dans SharePoint 2010
  • Session-6.4-Alain Lord – Du Brouillon à l’Enregistrement – Diapositive de la session Du Brouillon à l’Enregistrement qui couvre les aspects liés à la recherche, aux métadonnées, à la gestion de documents et à la gestion des enregistrements dans SharePoint 2010

Si vous avez des commentaires ou questions, n’hésitez pas à commenter cet article.